Должностная инструкция ассистента редакции

Административное и документальное сопровождение работы редакции

Квалификационные требования

На должность ассистента редакции назначается лицо, имеющее высшее образование или среднее-специальное образование без предъявлений требований к стажу работы.

Секретарь редакции должен знать:

Основы издательского производства;
Основы авторского права;
Порядок заключения авторских договоров;
Нормативные документы по подготовке и выпуску журнала.

Должностные обязанности

Составляет гонорарные ведомости.
Отслеживает конкурсы, проводимые изданием, рассылает призы победителям, составляет базы данных по победителям конкурсов, оформляет необходимую сопроводительную документацию.
Оформляет служебные записки, гарантийные письма и т.д.
Составляет архив журнала в электронном виде.
Ежедневно обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию.
Отвечая на запросы клиентов (рекламодателей, подписчиков, читателей), авторов газетных материалов и т.д. предоставляет им основную справочную информацию.
Оперативно передает соответствующим сотрудникам компании поступающие по телефону запросы, мнения и сообщения от клиентов, внештатных авторов и т.п.
Готовит ответы на письма, приглашения и объявления согласно указаниям исполнительного редактора и уполномоченных журналистов.
Помогает в организации деловых поездок журналистов, бронировании и организации оплаты билетов и гостиницы, а также в обеспечении аккредитации для освещения событий.
Поддерживает и постоянно обновляет базу данных важных контактных лиц редакции.
По запросам журналистов делает фотокопии материалов и бланков.