Как заполнять кассовый журнал: первичная учетная документация в торговых операциях

По приходному кассовому ордеру производится прием наличных денег в кассу. Ордер подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. При этом лицу, сдающему деньги, выдается квитанция, заверенная подписью кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция является частью приходного кассового ордера, заполняется одновременно с ним и выдается только после получения денег.

По расходному кассовому ордеру деньги выдаются из кассы. Также выплата денег может производиться по расчетно-платежной ведомости, по платежной ведомости, заявлению на выдачу денег и др. документам.Как заполнять кассовый журнал: первичная учетная документация в торговых операциях

Расходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером.

При получении наличных денег получатель должен предъявить документ, удостоверяющий личность, или доверенность, оформленную в установленном порядке.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Все первичные документы по приходу и расходу до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в специальном журнале регистрации, где каждому документу присваивается порядковый номер.

Кассовая книга ведется в кассе в течение определенного периода (месяца, квартала, года). В ней регистрируются все поступления и выдачи наличных денег.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и подписана руководителем и главным бухгалтером. Кассовая книга может вестись как на бумажном носителей, так и в электронном виде.

В последнем случае по окончании отчетного периода она распечатывается и оформляется соответствующим образом.

Записи в кассовую книгу ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу ручкой. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу.

Первичные документы по учету кассовых операций

Она является отрывной частью листа и служит отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после совершения операции.

В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток по кассе и передает в бухгалтерию отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (в 1-м экземпляре). Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Приходный кассовый ордер. Бланк формы № КО-1

Приходный кассовый ордер используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Как заполнять кассовый журнал: первичная учетная документация в торговых операциях

Расходный кассовый ордер. Бланк формы № КО-2

Расходный кассовый ордер используется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

Какими первичными учетными документами оформляются кассовые операции

Сформированный расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3)

Как заполнять кассовый журнал: первичная учетная документация в торговых операциях

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Бланк формы № КО-3

Унифицированная форма № КО-3 применяется в бухгалтерии организации для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов до передачи в кассу. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.

Регистрация кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

Как заполнять кассовый журнал: первичная учетная документация в торговых операциях

Унифицированная форма № КО-4

Кассовая книга применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов».

Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Как заполнять кассовый журнал: первичная учетная документация в торговых операциях

Расчет лимита остатка кассы

Для установления лимита остатка наличных денежных средств в кассе организация или индивидуальный предприниматель должны представить в банк, осуществляющий расчетно-кассовое обслуживание, расчет на бланке формы № 0408020 в двух экземплярах. Один экземпляр остается учреждении банка, второй возвращается в организацию со сведениями об установленном лимите денежных средств в кассе организации и разрешением на расходование наличных денежных средств, поступающих в кассу.

Бланк формы 0408020. Инструкция по заполнению

2.1.3 Первичные документы по учёту кассовых операций

Грамотное и четкое ведение расчетно-кассовых операций необходимо для эффективной работы любого предприятия. Одно из направлений в этой области — оформление первичных кассовых документов.

Они представляют собой форму отчета о хозяйственной деятельности компании и подлежат контролю со стороны государственных органов.

Поэтому процесс оформления таких документов требует особенно ответственного и профессионального подхода.

Компания «БФ Консалтинг» осуществляет комплексное бухгалтерское обслуживание фирм любой организационно-правовой формы.

Наши сотрудники имеют высокую квалификацию и богатый опыт работы по оформлению кассовой документации, официальных бумаг фирмы.

В спектр наших услуг также входит ведение налогового и кадрового учета, консультирование, восстановление бухгалтерского учета. Стоимость этих и других услуг определяется индивидуально для каждого клиента.

Порядок оформления первичных кассовых документов

Форма оформления первичных кассовых документов регламентирована соответствующими законодательными актами. Документы, не соответствующие установленным стандартам, не могут считаться действительными. В перечень основных первичных кассовых документов входят:

  • приходный кассовый ордер,
  • расходный кассовый ордер,
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов,
  • кассовая книга,
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В первичные документы могут быть внесены изменения также в соответствии с установленными нормами. Это правило не распространяется на приходный и расходный кассовый ордера. Внесение каких либо изменений в эти документы делает их недействительными.

Приходный кассовый ордер (ПКО) используется для регистрации факта поступления наличных денег в кассу предприятия.

Нюансы документального оформления кассовых операций

В документе указываются:

  • содержание хозяйственной операции,
  • сумма налога,
  • прилагаемые первичные и другие документы с датой их составления и номером,
  • код структурного подразделения, на которое приходуются средства.

Расходный кассовый ордер (РКО) регистрирует факт выдачи наличных денег из кассы компании. Этот документ выписывается в одном экземпляре и несет информацию о:

  • содержании хозяйственной операции,
  • прилагаемых первичных и других документах,
  • лицах, получающих наличные деньги и др.

В журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов регистрируются ПКО, РКО, заменяющие их документы платежных ведомостей, счетов до передачи в кассу предприятия.

Кассовая книга используется для регистрации всех кассовых операций в компании сразу после их совершения. В ней указываются номер кассового документа на основании которого происходит выдача или получение денег, фамилия лица, получившего или сдавшего деньги, сумма операции.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств применяется для учета выданных из кассы организации денег, учета возврата наличных и кассовых документов.

Оформление первичных кассовых документов — обязательная операция для любой компании — вне зависимости от ее размеров и сферы деятельности. Аутсорсинг бухгалтерских у слуг позволяет решать сложные задачи в сфере бухучета быстро и эффективно.

Источник: https://frols.ru/pervichnye-dokumenty-po-kasse/

Журнал хозяйственных операций: образец заполнения с проводками, пример, бланк excel

Как заполнять кассовый журнал: первичная учетная документация в торговых операциях

Достоверная и актуальная информация по хозяйственным операциям нужна как для того, чтобы эффективно управлять компанией, так и для целей налогового учета. Журнал хозяйственных операций является одним из базовых документов бухгалтерского учета. На его базе составляются ведомости, справки, сводки, которые необходимы для работы любого финансиста или бухгалтера.

Что такое журнал хозяйственных операций и для чего он нужен?

  • Журнал хозяйственных операций – это учетный документ, в котором отражаются все операции, имеющие место быть на предприятии.
  • Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда: образец и пошаговая инструкция по заполнению содержатся в статье по ссылке.
  • Отражение в журнале подлежат практически все изменения в хозяйственной жизни, происходящие на фирме, а именно:
  • Изменение активов фирмы (списание сломавшегося основного средства, ввод в эксплуатацию нового основного средства, совершенствование имеющегося).
  • Изменение пассивов компании (получение кредита, погашение кредита, приобретение и реализация ценных бумаг).
  • Позитивные перемены благосостояния предприятия (параллельно в активах, пассивах и в инвалюте).
  • Негативные перемены благосостояния фирмы (параллельно в активах, пассивах, а также в инвалюте).
  • Факты хозяйственной жизни, не попадающие ни в одну из вышеперечисленных категорий (прочие изменения).

Журнал кассира-операциониста: назначение, требования и правила ведения были подробно рассмотрены в нашей новой публикации по ссылке.

Как заполнять кассовый журнал: первичная учетная документация в торговых операцияхИсторически сложились специфические требования к журналу хозяйственных операций:

  • Операции отражаются, начиная с самой ранней даты и заканчивая самой поздней
  • Отражению подлежит каждая хозяйственная операция
  • Проводки должны ссылаться на первичные документы
  • Во избежание фальсификации информации цифры должны быть записаны словами (например, девять тысяч).

Как заполнить журнал регистрации трудовых договоров? Образец и пошаговая инструкция содержатся в статье по ссылке.

Как заполнять кассовый журнал: первичная учетная документация в торговых операцияхПорядок составления и образец заполнения с проводками

В зависимости от того, в каком виде ведется журнал (в бумажном, или электронном), меняется техника его ведения.

Если журнал бумажный, то необходимо исполнить последовательность определенных действий:

  1. Сначала надо открыть журнал.
  2. Затем нужно на новой строке отразить хозяйственную операцию с ее реквизитами (датой, содержанием, типом).
  3. Если это необходимо, то можно указать документы, на основании которых выполнялась проводка.
  4. Следом за этим нужно отразить сумму проводки.
  5. После этого надо указать дебет и кредит используемых счетов (по дебету обычно указываются обязательства перед предприятием и сумма фактически полученных средств, по кредиту – обязательства фирмы перед кредиторами и сумма фактически уплаченных средств).
  6. И, наконец, нужно поставить подпись и расшифровать ее.
Читайте также:  Дисциплинарная ответственность за экологические правонарушения: виды, случаи наступления.

Что представляет собой журнал учета огнетушителей и как его правильно заполнить, вы можете узнать в этой статье.

Эта последовательность остается одинаковой для любой хозяйственной операции.

Как заполнять кассовый журнал: первичная учетная документация в торговых операцияхПример журнала хозяйственных операций в электронной форме.

Если журнал ведется в электронной форме, например в программе «1С бухгалтерия», то для отражения хозяйственной операции необходимо будет сделать следующее:

  1. Открыть программу, с помощью которой ведется бухучет, кликнуть на вкладке «Меню», отыскать раздел «Учет», отыскать раздел «Хозяйственные операции» и кликнуть на кнопку «Добавить».
  2. В открывшемся окне надо указать наименование проводки со всеми реквизитами (датой, типом, суммой).
  3. Если есть необходимость, то можно указать информацию в разделе «От кого».
  4. Следом за этим необходимо отразить дебет и кредит используемых счетов. (Для того, чтобы привязать к проводке банковскую операцию, нужно найти необходимый документ, кликнуть на него правой кнопкой и выбрать «Утвердить», после этого документ будет корреспондировать с проводкой).
  5. Ну и, наконец, нужно сохранить хозяйственную операцию.

Что такое журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности и обязательно ли его вести на предприятии – читайте здесь.

Где можно скачать бесплатно пример и образцы журнала хозяйственных операций?

Как заполнять кассовый журнал: первичная учетная документация в торговых операцияхОбразец журнала хозяйственных операций.

  1. Таким образом, журнал хозяйственных операций на предприятии ведет ответственный работник бухгалтерии и вносит записи в него при каждом акте хозяйственной жизни.

Источник: https://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/zhurnaly/chto-takoe-zhurnal-khozyajjstvennykh-opera.html

Какие документы надо вести при онлайн кассе: правила документооборота

Организации и индивидуальные предприниматели получили возможность отказаться от заполнения части первичной документации.

Основание – внесение изменений в ФЗ №84, регламентирующий применение кассового оборудования при операциях с наличностью. Фискализирована значительная часть документации.

Кассовые документы при онлайн кассе — расходные кассовые ордера (движение наличных денег по-прежнему необходимо оформлять).

Как заполнять кассовый журнал: первичная учетная документация в торговых операциях

Какие унифицированные формы можно не заполнять

18 августа Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 88 1998 года утверждены унифицированные формы первичных документов, обязательных для ведения кассовых операций. Постановление Правительства № 470 отменило заполнение некоторых бумаг.

Важно! Решение властей рекомендательное. Лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, и предприятия вправе сохранить прежний документооборот при переходе на новую систему.

При ведении кассовой книги в режиме онлайн можно не заполнять следующие формы:

  1. Акт при обнулении ККМ-счётчиков (форма КМ-1).
  2. Акт для снятия показаний с кассового аппарата при ремонте и подключению к работе (КМ-2).
  3. Акт при возврате наличных денег (КМ-3).
  4. Журнал кассира-операциониста (КМ-4).
  5. Журнал для записи данных при использовании касс, функционирующих без оператора (КМ-5).
  6. Справки-отчёты операциониста-кассира (КМ-6).
  7. Документация, содержащая показания контрольно-кассовых машин (КМ-7).
  8. Журнал учёта вызовов техспециалистов и регистрации проведённых работ (КМ-8).
  9. Акт о проверке наличных средств в кассе (КМ-9).

Нужен ли журнал кассира-операциониста

С июля 2017 года журнал можно не вести. Это относится ко всем фирмам, перешедшим на онлайн-кассы. В форме КМ-4 регистрируются все притоки и оттоки, поэтому для внутреннего учёта она остаётся полезной.

Можно продолжать заполнение КМ-4 в добровольном порядке для фиксирования прихода и расхода финансовых средств. Эту документацию не надо представлять в налоговый орган. Журнал операциониста-кассира для индивидуальных предпринимателей имеет особое значение. Для принятия управленческих решений сведения о приходах и расходах очень важны.

В целях контроля над поступлением и расходом денег за день или за смену в документе отражают информацию:

  1. Начальные и конечные сведения со счётчика ККТ за рабочий период.
  2. Сумму выручки, поступившую в течение дня или смены.
  3. Объем средств, полученных или потраченных в безналичной или наличной форме.
  4. Деньги, отданные покупателям по чекам за возврат продукции.
  5. Компаниям, которые не перешли на новый ККТ, необходимо заполнять журнал кассира-операциониста.

По итогам каждого дня или смены вышеобозначенные данные кассир должен вносить в журнал, следуя правилам: ставить прочерки в строках КМ-4, где отсутствует информация; заносить сведения по хронологии.

Как заполнять кассовый журнал: первичная учетная документация в торговых операциях

Фискальные документы: форматы

В Федеральном законе №84, регулирующем применение кассового оборудования, определены требования к документации, образующейся в ходе использования онлайн касс (ст. 4.1 п. 4 и 5).

Требования в основном затрагивают отчёты и реквизиты чеков, сроки хранения в ФН (30 дней).

Важно! Прежде чем начать вести документирование по новой дисциплине, нужно изучить список обязательных к использованию фискальных документов.

Какие документы обязательны для оформления

Указ БР № 3210-У от 11.03.2014 года определяет фиксирование операций. Оборот документов сохранён после перехода на новые кассы в режиме онлайн.

Все, кто интересуется вопросом, «какие документы нужно заполнить для онлайн касс», получает ответ: все на добровольной основе.

В обязательном порядке оформить приходные и расходные кассовые ордера с занесением в кассовую книгу, бланки строгой отчётности (БСО).

Как заполнять кассовый журнал: первичная учетная документация в торговых операциях

Форма № КО-4 – обязательный унифицированный реестр. В нём содержатся сведения о полученных и выданных финансовых средствах с обозначением реквизитов ПКО, РКО получателя; лица, вносившего деньги. Делают записи непосредственно в день совершения операции. Вести книгу можно в бумажной форме, на компьютере с последующей распечаткой или в электронном виде.

В приходном ордере (форма № КО-1) сосредоточена информация о полученных наличных деньгах. Бланк представляет собой непосредственно ордер и отрывную квитанцию. Кассир заполняет все графы и подписывает оба фрагмента «приходника». К нему прилагается отчёт о закрытии смены.

Новые документы, обязательные к оформлению

Из новых документов заполняют чек коррекции и возврата товара, отчёт об открытии и закрытии смены. Коррекционный чек пробивают, если имеет место неучтённая выручка на сумму превышения. Чек «возврат прихода» оформляется при возвращении покупателю денег за услугу или товар.

Отчёт о закрытии смены и Z-отчёт практически идентичны. Различия только в их формировании и задачах. Требования к данным в отчёте о закрытии смены определены Приказом ФСН №29. Z-отчёт зависит от самой кассы.

Реквизиты:

  1. Наименование организации.
  2. ИНН организации.
  3. ИНН, ФИО кассира, выдавшего отчёт.
  4. Дата и время закрытия.
  5. Номер кассы.
  6. Адрес.
  7. Число подготовленных чеков.
  8. Количество не отправленных в ОФД.
  9. Время прекращения передачи сведений.
  10. Данные об итогах смены.

Как заполнять кассовый журнал: первичная учетная документация в торговых операциях

Работа с онлайн кассой начинается с составления отчёта об открытии смены. Завершив расчётные операции, пробивают отчёт о закрытии смены.

Обязательными требованиями к новой документации является автоматическая передача данных в налоговую службу.

Согласно новым законодательным положениям, формы первичной документации, определённой Постановлением Госкомстата, не являются обязательными при использовании кассы-онлайн, какие документы вести, зависит от усмотрения предприятий и лиц, занимающихся предпринимательством. Изменения не коснулись кассовой книги, бланков строгой отчётности, приходных и расходных ордеров.

Источник: https://onlinekassa.guru/zakonodatelstvo/kakie-dokumenty-neobxodimo-zapolnyat.html

Первичный учет кассовых операций

Касса организации предназначена для хранения и совершения операций с наличными денежными средствами организации. Кассовые операции являются объектом учета, для которого сохранились требования по унификации первичной учетной документации, хотя в отношении большинства хозяйственных операций с 1 января 2013 года такие требования отменены.

К унифицированным формам первичной учетной документации по кассовым операциям относятся:

  • приходные кассовые ордера;
  • расходные кассовые ордера;
  • кассовая книга;
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Первичная кассовая документация заполняется шариковой ручкой или с помощью средств вычислительной техники.

Исправлять первичные кассовые документы запрещено. При выявлении ошибки в такой документации, она подлежит переоформлению с уничтожением ошибочно заполненного экземпляра.

Приходные и расходные кассовые ордера подлежат регистрации в предназначенном для этого журнале.

Приходные кассовые ордера

  • Данный вид первичного документа имеет унифицированную форму КО-1, применяемую для документального подтверждения факта оприходования наличных денежных средств в кассу хозяйствующего субъекта.
  • Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: собственно ордер; квитанция.
  • Первая часть ордер остается в распоряжении хозяйствующего субъекта (прикрепляется в качестве оправдательного документа к отчету кассира), вторая предназначена для выдачи лицу, внесшему денежные средства в кассу организации для подтверждения данного факта.
  • В приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним дублируются следующие реквизиты:
  • номер и дата приходного кассового ордера;
  • принято от – реквизит, в котором указывается лицо, внесшее в кассу организации денежные средства, (например, Иванова Ивана Сергеевича);
  • основание – реквизит, отражающий содержание хозяйственной операции (например, неиспользованные подотчетные суммы);
  • сумма – реквизит, имеющий числовое и текстовое поле, поскольку сумма операции в обязательном порядке указывается прописью;
  • в том числе – реквизит, предназначенный для отражения суммы налога на добавленную стоимость по операции (например, при внесении в кассу выручки);
  • приложение – реквизит, содержащий информацию о приложенных к приходному кассовому ордеру документах (например, доверенность).

Только в части приходного кассового ордера указывается также корреспонденция счетов по хозяйственной операции, к примеру:

Дт 50 Кт 71 – внесены неиспользованные подотчетные суммы в кассу организации.

Приходный кассовый ордер в обязательном порядке содержит подписи главного бухгалтера и кассира.

Расходные кассовые ордера

Данный вид первичного документа имеет унифицированную форму КО-2, применяемую для документального подтверждения факта выдачи наличных денежных средств из кассы хозяйствующего субъекта.

Расходный кассовый ордер содержит следующие реквизиты:

  • номер и дата расходного кассового ордера;
  • выдать – реквизит, в котором указывается лицо, получающее денежные средства из кассы организации (например, Иванову Ивану Сергеевичу);
  • основание – реквизит, отражающий содержание хозяйственной операции (например, под отчет на командировочные расходы);
  • сумма – реквизит, имеющий числовое и текстовое поле, поскольку сумма операции в обязательном порядке указывается прописью;
  • приложение – реквизит, содержащий информацию о приложенных к расходному кассовому ордеру документах (например, доверенность).
  1. Расходный кассовый ордер должен быть подписан руководителем (допускается отсутствие подписи руководителя в том случае, если к ордеру приложен документ, содержащий разрешительную надпись о выдаче денег за подписью руководителя, например, заявление о выдаче аванса на командировочные расходы), главным бухгалтером и кассиром.
  2. Кроме того, важнейшим реквизитом расходного кассового ордера является реквизит «Получил», в котором лицо, получающее денежные средства, прописью указывает сумму полученных денежных средств, дату и заверяет данную запись своей подписью.
  3. Также в расходном кассовом ордере указываются паспортные данные лица, получающего денежные средства из кассы.
Читайте также:  Куда жаловаться на больницу в случаях нарушения прав граждан на оказание медицинской помощи и охраны здоровья?

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

  • Приходные и расходные кассовые ордера имею сквозную нумерацию по каждому виду в течение отчетного года.
  • Для присвоения таких номеров и контроля за кассовой документацией кассовые ордера регистрируются работниками бухгалтерской службы в журнале по унифицированной форме КО-3.
  • Регистрация кассовых ордеров выполняется до их поступления в кассу организации.

В журнале указываются следующие реквизиты кассовых ордеров: номера; даты; суммы. Также журнал содержит такой реквизит как примечание.

Кассовая книга

Фактически кассовая книга представляет собой регистр аналитического учета, однако она очень тесно связана с ведением первичного кассового учета, так как дублирует информацию приходных и расходных кассовых ордеров.

Кассовая книга ведется по унифицированной форме КО-4. Заполнение кассовой книги осуществляется только в те дни, когда в кассу поступают денежные средства или выдаются.

Кассовая книга может вестись вручную или с использованием средств вычислительной техники.

В первом случае страницы кассовой книги по порядку нумеруются, книга прошивается, опечатывается с указанием количества листов в ней. Каждый лист кассовой книги состоит из 2 частей одинакового содержания, заполняемых с помощью копировальной бумаги. Одна из частей листа является отрывной и подлежит представлению в бухгалтерию с приложением кассовых ордеров.

Во втором случае заполненные листы кассовой книги распечатываются в 2 экземплярах (один из которых является отчетом кассира), подписывается кассиром и сдается в бухгалтерию. По итогам года все распечатанные листы нумеруются и прошиваются с указанием общего количества листов.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_i_soderzhanie_buhgalterskogo_ucheta/pervichnyy_uchet_kassovyh_operaciy/

Документация по учету денежных средств

Постановлением ГосКомСтата России №132 утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных средств при осуществлении торговых операций с применением ККМ.

КМ-1 – Акт о переводе показаний суммирующих счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ. Данный акт заполняется при переводе данных ККМ на нули.

КМ-2 – Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче ККМ в ремонт или возвращении её в организацию.

КМ-3 – Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам – данный акт заполняется кассиром в случае возврата товара покупателем в аптеку. Данный акт заполняется, если покупатель не вышел из аптеки и осуществляет возврат ЛС. Подобный акт заполняется в случае возврата некачественного товара (заводские блистеры пустые).

КМ-4 – Журнал кассира-операциониста. Заводится на каждую ККМ (если в торговом зале 4 ККМ, то должно быть 4 Журнала кассира операциониста, а кассовая книга одна на всю организацию).

КМ-5 – Журнал регистрации показаний суммирующих и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира операциониста.

Если торговая организация работает без кассира-операциониста (супермаркет «Магнит»), то ККТ установлена на прилавке магазина, а покупатели самостоятельно отбивают выбранный товар, также ведется «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста» по форме № КМ-5. Этот журнал также должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью организации (индивидуального предпринимателя — при наличии) и подписями руководителя организации (индивидуального предпринимателя), главного бухгалтера организации и налогового инспектора. Записи в журнале ведутся специалистом (продавцом, кассиром, кассиром-контролером), контролирующим работу данных ККТ ежедневно в хронологическом порядке шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями специалиста, руководителя (индивидуального предпринимателя) и главного бухгалтера. Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации (индивидуального предпринимателя) и специалиста, работающего на ККТ.

КМ-6 – Отчет кассира — операциониста. Составляется кассиром ежедневно в конце смены, подписывается кассиром и сдается в бухгалтерию.

КМ-7 – Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации.

КМ-8 – Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ.

КМ-9 – Акт о проверке наличных денежных средств кассы – заполняется при проведении ревизии в кассе.

Прием и выдача денег из кассы являются хозяйственными операциями. Документы, которыми оформляются эти операции, служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет в организации.

  • Операции с наличными средствами должны производиться только в день составления приходных и расходных кассовых ордеров.
  • В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание для их составления, а также перечислены реквизиты (номера и даты) прилагаемых к ним документов.
  • Документальное оформление поступления и выдачи наличных денежных средств проводится с использованием типовых форм:
  • КО-1 – «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 – «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 – «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;
  • КО-4 – «Кассовая книга»;
  • КО-5 – «Журнал регистрации принятых и выданных кассиром денежных средств».
  • При оформлении приходных (ПКО) и расходных (РКО) кассовых ордеров должны соблюдаться определенные правила:

— наличие представленного в бухгалтерию, а после проверки — к приложенного к ордеру юридического основания, т. е. первичного документа;

  1. — заполнение кассовых ордеров без помарок и подчисток, так как в кассовых документах исправления не допускаются;
  2. — приходные и расходные кассовые ордера, подписанные глав­ным бухгалтером, а РКО еще и руководителем предприятия;
  3. — ордера, имеющие номер (нумерация производится с начала года раздельно для приходных и расходных кассовых ордеров);
  • — регистрация при составлении ПКО и РКО бухгалтером в «Жур­нале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;
  • — регистрация документов кассиром в «Кассовой книге» после при­нятия или выдачи денег;
  • — приходные и расходные кассовые ордера действительны толь­ко в день их составления.
  • При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их надлежаще оформленных документов кассир обя­зан проверить:
  • — наличие и подлинность на документах подписи главного бух­галтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе — разрешительной подписи руководителя предприя­тия. Если на прилагаемых к РКО документах имеется разреши­тельная надпись руководителя, его подпись на расходном кассо­вом ордере не обязательна;
  • — правильность оформления документов;
  • — наличие перечисленных в документе приложений (первичных документов).
  • В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кас­сир обязан вернуть документ в бухгалтерию для надлежащего оформления.

В случае правильного оформления приходного или расходного ордеров кассир после пересчета денег принимает их (согласно ПКО) или выдает (по РКО). Лицу, сдавшему деньги, на руки выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подписан­ная бухгалтером (или лицом на это уполномоченным) и касси­ром.

При выдаче денег кассир должен требовать предъявления пас­порта или другого документа, удостоверяющего личность получа­теля.

Кассир записывает номер, серию, кем, когда выдан доку­мент и отбирает собственноручную расписку получателя (лицо, получающее деньги, расписывается в РКО с указанием прописью полуденной суммы).

Деньги выдаются только лицу, указанному в ордере, или по надлежаще оформленной доверенности.

Немедленно после получения или выдачи денег кассовый ор­дер подписывается кассиром, а прилагаемые к нему документы погашаются штампом «Оплачено» или «Получено» с указанием даты. Затем каждый приходный или расходный кассовый доку­мент должен быть отражен в Кассовой книге.

  1. Приходный кассовый ордер (ПКО)- форма КО-1
  2. Приходный кассовый ордер является документом, которым оформляется поступление наличных денежных средств в кассу предприятия.
  3. ПКО состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции к нему.

Подписи главного бухгалтера (или лица, на то уполномоченного) и кассира должны стоять на ПКО и на квитанции к нему. Кроме того, квитанция заверяется печатью (штампом) кассира, которая проставляется в месте, обозначенном М.П.

После регистрации ПКО в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов квитанция отрезается от ордера (по линии отреза) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а ПКО остается в кассе.

При наличии у организации филиалов, представительств или иных обособленных подразделений головная организация может присвоить им коды. При оприходовании денег в кассу подразделения в графе «Код структурного подразделения» указывается этот код.

Сумма полученных денежных средств указывается прописью в соответствующих строках приходного кассового ордера и квитанции к нему. Запись делается с начала строки с большой буквы.

  • Расходный кассовый ордер (РКО) — форма КО-2
  • Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации.
  • По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — форма КО-3
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов.
  • Кассовая книга — форма КО-4

Кассовая книга предназначена для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Все поступления и выдачи наличных денег предприятие учитывает в кассовой книге. Количество кассовых книг на каждом предприятии — 1, т.е.

у юридического лица одна кассовая книга. Записи в кассовой книге делает бухгалтер. Каждая организация ведет только 1 кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной (мастичной) печатью.

Каждый лист заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр листа остается в кассовой книге.

Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, при этом первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами. Второй экземпляр является отрывным.

Читайте также:  Может ли договор аренды быть безвозмездным: понятие и основная информация об этом виде документа

Он служит отчетом кассира, который под расписку в кассовой книге вместе с приходными и расходными кассовыми документами в конце рабочего дня передается в бухгалтерию.

  1. Первому и второму экземпляру листов присваиваются одинаковые номера.
  2. В кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.
  3. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подводит итоги за день, рассчитывает остаток денег в кассе на конец дня, который является остатком на начало следующего дня.

Подчистки, неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а так же главного бухгалтера. Контроль за ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

  • Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — форма КО-5
  • Книга учета ведется только теми организациями, которые имеют в штате нескольких кассиров.
  • Она применяется для учета денег, выданных старшим кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенным лицам (раздатчикам), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
  • Перед началом рабочего дня старший кассир выдает другим кассирам необходимые им для осуществления расходных операций суммы наличных денег, за которые они расписываются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед старшим кассиром за деньги, полученные от него авансом и принятые в течение дня по приходным документам. За кассовые документы по произведенным операциям и остаток наличных денег, переданных кассирами старшему кассиру, они также расписываются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Источник: https://studopedia.ru/20_88878_dokumentatsiya-po-uchetu-denezhnih-sredstv.html

Как заполнять журнал кассира-операциониста (Форма КМ-4)

Журнал кассира-операциониста является первичным учетным документом по бухгалтерскому учету денежных средств (в нем фиксируются данные о поступившей выручке). В данной статье мы расскажем, как заполнять журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).

Перед началом работы журнал кассира-операциониста необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции. Для этого пронумеруйте каждую страницу журнала и прошнуруйте его. На последней странице сделайте запись: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов», заверив ее подписями руководителя и главного бухгалтера.

В журнале кассира-операциониста отражаются только те поступления денег, которые прошли через кассовый аппарат. В журнал записываются показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня (Z-отчет). Разница между этими показателями и является дневной выручкой.

Основанием для внесения записи в этот журнал является Z-отчет, снимать который нужно после окончания рабочего дня (смены).

Новый журнал кассира-операциониста нужно оформлять только при полном заполнении старого, но если старый журнал сильно износился или был поврежден, то можно завести новый.

Если при заполнении журнала кассира-операциониста была допущена ошибка, то при ее исправлении необходимо соблюдать определенные правила.

При исправлении нельзя пользоваться корректирующей жидкостью, так же как и указывать правильные данные поверх старых.

Исправления вносятся так: неправильная запись зачеркивается одной чертой, рядом делается отметка «исправлено» с указанием правильных сумм. Внесенные правки заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера.

Обратим подробное внимание, как оформляется возврат денежных средств покупателям, а также оприходуются чеки, ошибочно пробитые кассиром (на неправильные суммы).

  • 1) Покупатель должен обязательно предоставить чек.
  • 2) Чек должен быть за текущую смену и Z-отчет еще не должен быть снят или запись в журнале кассира-операциониста еще не сделана.
  • 3) Никакие чеки возврата или тому подобное на кассе не пробивается!
  • 4) Чек прикладывается к акту по форме КМ-3. Акт по форме КМ-3 представляет собой документ, в котором Вы должны будете указать номера и суммы чеков, по которым были возвращены денежные средства покупателям или которые были ошибочно пробиты кассиром. Акт составляется в одном экземпляре, к нему прилагаются все чеки, по которым был произведен возврат, подписывается кассиром, членами комиссии и сдается на хранение в бухгалтерию. Подписи налогового инспектора или мастера ЦТО на форме КМ-3 не требуются.Скачать Форму КМ-3 (Акт о возврате денежных средств покупателям (клиентам) по неиспользованным чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам).

В случае, если кассир случайно пробил чек не на ту сумму, то чек откладывается для оформления формы КМ-3, а покупателю пробивается новый чек. Ошибочные чеки не терять! Если в чеке пробивалось несколько покупок, но одна из них неправильная и чек уже пробит, то его нужно отложить в сторону для оформления формы КМ-3 на весь чек, а покупателю пробить новый чек.

Теперь остановимся подробнее на заполнении самого журнала кассира-операциониста. Обращаем внимание на тот факт, что при заполнении журнала кассира-операциониста мы придерживаемся правила: «чем проще для налоговой, тем лучше».

Не претендуем на то, что это абсолютно правильно, но, как показала практика, это решает много проблем как при проведении проверок, так и при снятии ККМ с учета. Заполнение журнала кассира-операциониста производится только на основании Z-отчетов.

Графа 2: Номер отдела (секции) Записывается номер отдела (данная запись делается, если есть разбивка на отделы или секции). Практически, никогда не заполняется, чтобы не вносить путаницу в цифры.

Графа 3: Фамилия, Имя, отчество кассира. Записывается ФИО кассира. Если кассир один и тот же, то можно записать один раз верхней части листа, а дальше, до окончания листа, ставить —-//—-.

Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены). Записывается порядковый номер Z- отчета (его можно прочитать на самом Z-отчете).

Графа 5: Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика. По поводу этой графы очень много разногласий.

Кто-то рекомендует записывать количество продаж за смену, кто-то — порядковый номер Z- отчета (как в графе 4), кто-то считает, что это техническая графа. Рекомендуем не заполнять вообще. Налоговики, как правило, не обращают на нее внимание, т.к.

она не несет никакого финансового и налогового смысла. Мы рекомендуем не заполнять ее.

Графа 6: Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) сумма, руб. коп. Указывается необнуляемый итог на конец предыдущей смены (информацию для занесения в эту графу надо смотреть на Z-отчете за предыдущий день). Эта сумма должна совпадать с суммой, указанной в Графе 9 за предыдущую смену.

Графа 7: Подпись кассира. Тут все ясно. Обязательно за каждую смену.

Графа 8: Подпись администратора. Тут тоже все ясно. Обязательно за каждую смену.

Графа 9: Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) сумма, руб. коп. Записывается необнуляемый итог на конец смены (данные для занесения в эту графу надо смотреть на Z-отчете за текущую смену).

Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп. Заносится выручка за день, пробитая по ККМ (данная сумма так же будет напечатана на Z-отчете.) Сумма в Графе 10 также может быть подсчитана по формуле: Графа 10 = Графа 9 – Графа 6

ВАЖНО! Обязательно проверьте, что значение, полученное по формуле совпадает со значением по Z-отчету. Если не совпадает, то Вы допустили ошибку, либо что-то не так. Обязательно разберитесь в проблеме, либо свяжитесь со специалистами ЦТО по телефону (495) 368-76-31. Они проведут необходимую проверку правильности показаний счетчиков.

Графа 11: Сдано наличными, руб. коп. Записывается сумма, фактически сданных наличных денежных средств в главную кассу организации в конце смены. Если не было оплат по кредитным карточкам и не было возврата покупателям или ошибочно пробитых чеков, но значение Графы 11 = Графе 10 В общем случае, значение Графы 11 вычисляется по формуле:

Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15

Графа 12: Оплачено по документам, количество. Отражается количество розничных продаж по платежным документам (по кредитным картам, чеками и т.д.), т.е не за наличные деньги. Хотим отметить, что отгрузки организациям по счетам, оплаченным по безналичному расчету не относятся к розничной торговле и не отражаются в журнале кассира-операциониста.

Графа 13: Оплачено по документам, сумма, руб. коп. Записывается пробитая сумма по платежным документам (по кредитным картам, чеками и т.д.), указанным в Графе 12.

Графа 14: Сдано всего, руб. коп. Отражается общая сумма денежных средств (как наличных, так и по кредитным картам) сданных в главную кассу за смену.

Если не было ошибочно пробитых чеков и возврата денежных средств покупателям, то Графа 14 = Графа 10.

Если есть ошибочно пробитые чеки или возвраты денежных средств покупателям (но только за текущую смену и оформленные Актом по форме КМ-3), то

Графа 14 = Графа 10 – Графа 15

Графа 15: Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп. Отражается сумма, возвращенная покупателям или ошибочно пробитая кассиром в течение смены и обязательно оформленная актом по форме КМ-3.

ВНИМАНИЕ!Кассовый чек на возврат не пробивается. Вернуть покупателям деньги можно только по кассовым чекам, пробитым за текущую смену и предоставленным покупателем. В противном случае возврат оформляется через главную кассу предприятия через Расходный кассовый ордер.

Графа 16: Подпись на конец рабочего дня (смены) кассира. Обязательно подписывать на каждую смену.

Графа 17: Подпись на конец рабочего дня (смены) администратора. Обязательно подписывать на каждую смену.

Графа 18: Подпись на конец рабочего дня (смены) руководителя. Обязательно подписывать на каждую смену. Допускается подписывать Графу 17 и Графу 18 одной подписью.

Источник: http://www.Kassa77.ru/pages/a-02-11-10.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector